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Accompagnons notre organisation
Chaque entreprise a son propre fonctionnement, sa propre définition des actions et rôles. En fonction de l'évolution de son produit, ses rôles et responsabilités peuvent changer.
L'important reste de clarifier les rôles et les attentes de chacun, mais aussi et surtout d'arriver à mettre en place une culture de l'amélioration par l'apprentissage.
Objectifs
1. Clarifier les rôles de chacun
2. Faire échanger chaque personne sur son rôle et ses actions au quotidien
3. Faire converger les équipes sur leurs attentes et leurs apports au sein de l'organisation
4. Discuter sur les points qui n'ont pas encore été actionnés
5. Echanger sur les points d'action, attentes et apports qui seraient en désaccord
6. Fixer des critères de réussite de l'organisation et de ses pratiques à 3 mois
7. Se lancer et tester les rôles et responsabilités sur 1 à 3 mois
8. Faire évoluer cette matrice en fonction des retours, des objectifs et des besoins liés à évolution du produit
L'important : avoir un langage commun, s'aligner sur nos attentes et définir un processus d'amélioration continue sur les pratiques de l'organisation Produit.
Step n°1 : Pourquoi ?
C'est la première question à ce poser. Pourquoi est-ce que j'ai besoin de clarifier les rôles et responsabilités ?
Voici quelques champs d'application :
- Evolution ou réorganisation d'une équipe
- Création d'une nouvelle équipe Produit
- Beaucoup de nouveaux membres récemment arrivés
- Mise en place de nouvelles pratiques ou changement de processus
- Mauvaise rétrospective
- Conflits entre des actions et des rôles
- ...
Il est impératif de comprendre le problème ou le besoin de fond afin de lui apporter la bonne solution.
Je vous conseille grandement de préparer et co-construire cet atelier avec les managers ou responsables des différents rôles.
Step n°2 : Agenda
Préparer votre agenda avec les différentes étapes et pourquoi chacune d'elle est importante.
Le template à votre disposition ici vous donne les grandes étapes, mais vous pouvez et devez l'adapter à votre besoin et votre contexte.
Posez-vous ces questions :
- Mon atelier sera une réussite si : ...
- Fixez vous des critères de réussite
- Faites des interviews rapides avec les futurs participants sur leurs attentes de cet atelier
En fonction du nombre de participants, veillez à bien anticiper les temps d'échanges et donc le bon time-boxing (ajouter 20% à la fin de vos estimations).
Voici un agenda type :
[A compléter]
Step n°3 : Icebreaker
[A compléter]
Step n°4 : Définir les rôles
Listez l'ensemble des rôles de votre organisation. Par groupe de participant ayant le même rôle, définissez alors vos actions.
Vous pouvez aussi ajouter un rôle souhaité dans l'organisation et y ajouter les actions, missions cibles en projection d'un futur recrutement.
Sur cette phase, n'hésitez pas à faire des ateliers en amont par groupe, afin de clarifier les rôles avant. En fonction du nombre de participants et de l'alignement, cela peut-être parfois nécessaire.
Step n°5 : Définir les attentes et apport de chacun dans la matrice
Faites des groupes de travail par rôle. Le représentant du rôle s'occupera de présenter ses propres tickets.
Step n°6 : Partage
Chaque rôle partage ses actions, attentes et apports.
Lors de ce partage, les autres personnes peuvent ajouter des stickers afin de dire s'ils sont d'accord ou pas d'accord afin de générer un échange.
Step n°7 : Echanges
Prioriser les sujets ayant le plus d'importance et faites échanger dessus afin de trouver une solution commune, comprise et acceptée de tous.
Step n°8 : Critères de réussite à l'organisation
Sans hésiter, amélioration et apprentissage !
Listez chacun 2 ou 3 critères à suivre afin de mesurer la réussite de cette organisation.
Echangez, et retenez seulement 2 ou 3 critères.
Choisissez le lead de ces critères, il devra sur les 3 prochains mois suivre ces indicateurs et les présenter lors du prochain partage d'amélioration des attentes et apports.
Step n°9 : ROTI
Prenez les feedbacks des participants afin de vous assurer que le temps investi est correctement utilisé.
Cet indicateur sera aussi à ajouter aux critères de succès de l'organisation.
Ce step by step donne évidement les grandes lignes de l'atelier.
N'hésitez pas à l'adapter, le challenger avec les responsables produit et vos participants.
Des questions ? Un retour à me faire suite à la mise en place de cet atelier ?
Prenez contact avec moi, ici
